Requisitos del proceso de garantías V4 (2022)

Por este medio les informamos que los boletines “(AS012-16) Medida emergente para cobro de garantías”, “(AS013-20) Nueva Ficha de Garantía FGV4 y formato de destrucción V2”, “(AS022-19) Expedientes de garantía y Categorización de Evidencias en reclamos (Ver 3)”,” (AS013-19) Monitoreo de garantías en sistema GWMS”, “(AS016-19) Tiempo y días para someter las garantías GWMS Ver 2.0”, “Formato FGV4”, “Formato de listado de destrucción V2” y “Guía de revisión de garantías”, se homologan en un solo boletín para mencionar el proceso general de garantías e informar de las ultimas actualizaciones, así como de tener una visión más clara sobre los procesos y/o dudas que surgen día con día en el cobro de las garantías en el sistema GWMS y la revisión de las garantías sea eficiente.

• Campañas en vehículos.

Informamos que será obligatorio cumplir con la realización de las campañas vigentes aplicables para cada vehículo, al momento de su entrada a servicio de mantenimiento y/o en cualquier reparación. Cabe mencionar que antes de cobrar cualquier garantía, es obligatorio realizar las campañas vigentes del vehículo. En caso de no realizar las campañas vigentes aplicables en los vehículos afectados o implicados al momento del ingreso del vehículo en el distribuidor, se denegará y/o debitará cualquier reparación en garantía del vehículo debido a la omisión de dicha campaña.

Nota: Si a causa de la omisión de alguna campaña se provoca algún daño o descompostura del vehículo implicado, el dealer será 100% responsable de la reparación y/o cualquier responsabilidad legal consecuentes de la misma, ya que HMM se deslindará de cualquier responsabilidad.

Importante adjuntar las siguientes evidencias del vehículo cuando se someta una campaña en el sistema GWMS:

1. Foto de VIN (Foto del chasis y/o parabrisas).
2. Foto de KM del odómetro actual.
3. OR de reparación con 1era y 2da firma de cliente.
4. Evidencias de campaña (Imágenes, videos, archivos, etc.)
5. Método para checar campaña vigente en GWMS.

Revisar la lista de campaña de planta en sistema GWMS poniendo el VIN completo.

Para someter la campaña, dar click el icono  .

Imagen 1; Revisión de campaña aplicable el GWMS.

• Expedientes de Garantías y sometimiento de reclamos en GWMS W (Warranty), G (Good Will), P (Paint), A (Anti-Perforation), S (Service) (todos los tipos de garantías menos tipo campaña).
  1. La O/R (Orden de reparación/servicio) debe contener:
     • Datos del vehículo, fecha de ingreso, número de orden de reparación y otros datos generales, etc.
     • Sello de estándar de campañas (Boletín “AS-017-22”) Anexo 1.
     • 3 comentarios (Queja del cliente, Diagnóstico Técnico, Descripción de reparación).
     • Firma del asesor y/o encargado de garantías.
     • 1ra y 2da Firma de Cliente (obligatorio).
     • Una vez entregada la unidad al cliente después de la reparación se deberá anexar una copia de identificación oficial (Opcional) del cliente con 2da firma (fecha, nombre y firma de conformidad del cliente), en caso de que otra persona recoja el vehículo y no sea el cliente que ingreso la unidad por primera vez, se deberá firmar con una leyenda que indique por ausencia del primer cliente recoge la unidad (Fecha, Nombre y Firma de conformidad).

1. Comprobante (requisición de parte) de la pieza surtida de taller.
   • Este comprobante deberá ser firmada por el asesor de servicio, asesor técnico y jefe de refacciones.
2. Copia de la póliza de garantía.
   • Historial de mantenimiento con datos visibles con sellos (Si en la póliza de mantenimiento está en blanco por no llegar en tiempo y/o kilometraje es obligatorio anexarla, aunque no tenga sellos).

Importante, si los datos no están visibles o claros NO se validará como expediente.

• Fecha de venta (En caso de que alguna póliza no cuente con información, el distribuidor que reciba la unidad deberá de llenar los datos faltantes; Fecha de Venta conforme al sistema CCC, VIN y los datos generales del cliente).

1. Foto del VIN, kilometraje del vehículo y OR.

1. Hoja de entrevista al cliente (“AS-016-22” Tasa Fix It Right the First Time (FIRFT), medición JD Power Junio vs Mayo 2022, Formato de entrevista de cliente.) Anexo 2.

1. Formato de reclamo que expide el sistema GWMS (donde menciona “92 Aprobada”)

1. En caso de existir una reclamación de PDI, Anexo 3 (antes se ser entregado al cliente) se debe anexar el formato PDI y la carta porte los cuales deberán estar firmados por el encargado de las previas, así como el resto de las evidencias.

1. Factura de TOT (debe de coincidir con el monto que somete sin IVA en el sistema GWMS).

En el caso de factura revolvente, debe mencionar el cálculo y/o desglose de la reparación en el reclamo.

1. En caso de reclamos de pintura se deberá de anexar el correo de autorización de HMM por el costo del TOT, factura de reparación y el resto de las evidencias, se anexa un tabulador que en el cual debe de servir de referencia para realizar sus presupuestos.

Tabla 1; Referencia de tabulador de precios sin IVA para reparaciones HYP incluye M/O, hojalatería y materiales.

1. Ficha de garantía versión 4 (FGV4) firmada por: gerente general, gerente de servicio, Asesor Técnico y Encargado de Garantías, Anexo 4.
2. Fotos y/o videos de las reparaciones/diagnósticos/evidencias.
3. Formato anticorrosión (“AS010-18” Formato de Inspección de Anti–Corrosión), Anexo 5 (en caso de reclamo de corrosión) Anexo 5.1.
4. Correo de validación HMM por desfases (vigencia de validación: 2 meses).

El tiempo de vigencia para aplicar la garantía solicitada por medio del correo de validaciones es de 2 meses, si pasa después de esta fecha deberá de volver a solicitar la validación, no debe de aplicar garantía sin correo dentro de este tiempo ya que será denegada.

1. Formato de destrucción V2, Anexo 6.
2. 2 tickets de Midtronics, Cadex y GRX originales antes y después de recarga.
3. El proceso que debe seguir es; una vez llegando la unidad se debe de dar un reposo a la unidad de más de 20 min, después de esto se tiene que obtener el Primer ticket (MDX, Cadex o GRX). Se deberá de realizar una carga lenta manual en el GRX de 2, 6 o 8 horas dependiendo del tipo de batería, transcurrido este tiempo para obtener el Segundo ticket (GRX) se procederá a realizar el modo diagnóstico. (la fecha de reparación reclamada en el sistema GWMS deberá coincidir con la fecha de 1er/2do ticket GRX)
4. Tendrán que anexar fotografías del proceso de inicio de carga, mitad de carga y carga final.
5. Para someter la garantía es obligatorio documentar correctamente las evidencias como se mencionan en este boletín.

A partir del mes de noviembre 2022 no se aceptará ningún cargo por motivo de cascos de batería ya que se está autorizando la compra de una batería nueva y no usada.

1. Normas de almacenajes de material de garantías.
2. Normas generales y de almacenaje

Todo material de una reparación en garantía deberá ser debidamente almacenada, inmediatamente después de ser sustituido.

Antes de almacenar las piezas, se deberán limpiar externamente y empaquetar en la misma

caja de la pieza que la sustituye.

Todo material debe ser debidamente etiquetado con la etiqueta de garantía (ver artículo VI2) correctamente llenada con los datos solicitados.

En el caso de que se observe que la pieza no es defectuosa o que no presente el defecto que se reclama o bien que se refleje a un defecto de montaje, la reclamación será denegada.

Todas las piezas correspondientes a reparaciones en garantía deberán ser almacenadas, con su respectiva etiqueta y datos correctamente llenados. Todas las piezas deberán ser destruidas inmediatamente después de cumplirse dicho periodo de almacenaje (3 meses y con el debido llenado de la lista de destrucción) (Manual de procedimientos de garantías, capitulo 6, apartado 6.1, Hyundai Motor de Mexico departamento de garantías)

• Tiempo y días para someter las garantías GWMS Ver 2.0
  1. Únicamente tendrán de lunes a viernes (viernes hasta las 10 am hora local) para someter garantías en el sistema GWMS.
  2. Solo cuenta con 10 días naturales para someter el reclamo después de la fecha de reparación o fecha de entrega / 2da firma cliente, sin errores y sin faltantes en la garantía (Si una garantía tiene errores y/o faltantes será rechazada por HMM, deberá de corregir de inmediato antes de que acaben los 10 días naturales).

*Si excede los 10 días naturales por tardanza en corregir NO será validada la garantía.

Nota: Si se somete después de la hora mencionada el día viernes y existe un error en el reclamo, NO se podrá realizar modificación alguna corriendo el riesgo de no ser cobrada en su totalidad (por error de datos de reclamo, etc.) *Por lo tanto es importante que no sometan las garantías los días viernes después de las 10 am hora local, sábados, domingos   ni   días festivos.

• Monitoreo de garantías en sistema GWMS

Como ustedes saben parte de las responsabilidades del encargado de garantías, de cada uno de los distribuidores, es monitorear el estatus de las garantías que reclaman en el sistema GWMS.

Es importante realizar el monitoreo DIARIO de las garantías (mínimo dos veces al día), verificar que el monto reclamado en el sistema sea correcto (estatus procesado) y que no existan diferencias en los precios reclamados (partes, mano de obra, TOT) esto también aplica para las garantías que se reclaman por PWA en este caso deben de estar pendientes en cuanto quede aprobado un PWA para que lo sometan de inmediato, de tal modo que si un PWA queda aprobado y no crean a la garantía sigue contando los 10 días naturales y si excede el tiempo se rechaza la garantía por tardanza y no habrá manera de recuperarla.

Así mismo también deberán de revisar que las partes reclamadas sean las correctas (No de parte, costo, etc.). No debe de existir alguna diferencia en el monto del reclamo, en caso de haber reclamado equivocadamente y se percaten de este error cuando la garantía ya fue autorizada por planta (92), ya NO se podrá hacer modificación alguna.

Si llegan a encontrar alguna diferencia en el monto, deberán de informar inmediatamente al área de garantías. Esto debe de realizarse el mismo día que se sometió la garantía, ya que HMM no tiene responsabilidad alguna de errores y el distribuidor tendrá que absorber la diferencia, Anexo 7.

• Reclamos en suspenso GWMS

Es importante recordar que TODOS LOS DÍAS se debe revisar el estatus de sus garantías sometidas, a fin de encontrar cualquier cambio en tiempo y pueda ser corregido sin afectar el proceso normal del reclamo.

Este apartado tiene como finalidad brindar apoyo para los reclamos que aparecen en GWMS con estatus “En suspenso/ In suspense”, ya que una vez que aparece este estatus es necesario tomar acción inmediata para evitar que el reclamo sea rechazado por planta. Anexo 8.

Sin más por el momento quedamos de ustedes.

Para cualquier duda o aclaración, favor de ponerse en contacto con el equipo de Servicio de: HMM.

Antelmo Granados     [e-mail]

Eduardo Albarrán      [e-mail]